Матрица Эйзенхауэра — классический инструмент тайм-менеджмента, предназначенный для расстановки приоритетов. Её концепция восходит к принципам, которые использовал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США и выдающийся организатор. Эйзенхауэр был известен способностью принимать быстрые и эффективные решения даже в условиях жёстких временных ограничений. Он однажды заметил: «Что важно, редко бывает срочным, а что срочно, редко бывает важным».

Позже эту идею популяризировал Стивен Кови, включив её в свою книгу «7 навыков высокоэффективных людей». Матрица разделяет задачи на четыре квадранта по двум критериям: важность и срочность. Задачи, попадающие в разные квадранты, требуют различного подхода, что помогает не только лучше организовать время, но и избегать перегрузок.

Как можно использовать матрицу Эйзенхауэра в IT-разработке?

В основе матрицы лежит идея о том, что важно отличать действительно значимые задачи от тех, которые лишь создают иллюзию необходимости. Например, исправление критического бага на продакшене требует немедленных действий, в то время как проверка ежедневной почты часто является рутиной, не влияющей на успех проекта.

Критические ситуации: «Важное и срочное»

В IT это, как правило, задачи, связанные с продакшеном: сбои, баги, которые мешают пользователям, или дедлайны, близкие к провалу. В таких ситуациях важно не только быстро отреагировать, но и эффективно распределить ресурсы.

Пример: на этапе релиза приложение сталкивается с серьёзной ошибкой, из-за которой часть пользователей не может авторизоваться. В таком случае менеджер продукта координирует команду, приоритетно выделяет разработчиков на устранение бага, временно оставляя менее важные задачи.

Такие ситуации неизбежны, но их количество можно сократить. Если команда регулярно попадает в этот квадрант, это сигнал пересмотреть процессы планирования.

Долгосрочная стратегия: «Важное, но не срочное»

Этот квадрант — основа для устойчивого развития. Сюда попадают задачи вроде проектирования новой архитектуры, исследования пользовательских запросов или обучения команды новым инструментам.

Допустим, компания планирует внедрить микросервисную архитектуру для улучшения масштабируемости приложения. Такая задача не требует немедленных действий, но откладывать задачу тоже опасно: технический долг будет только расти. Менеджер продукта планирует работу так, чтобы распределить задачу на несколько этапов, интегрируя её в спринты.

Работа над подобными задачами требует дисциплины, так как они часто уступают место более срочным, но менее важным делам. Однако именно эти таски определяют успех продукта в долгосрочной перспективе.

Рутина и делегирование: «Срочное, но не важное»

IT-проекты наполнены рутинными задачами: создание отчётов, согласование документации, подготовка презентаций. Эти дела необходимо выполнять, но они редко требуют участия ключевых специалистов.

Пример: менеджер команды поручает младшему разработчику подготовить отчёт по API-интеграции. Это освобождает его самого для фокуса на более стратегических задачах.

Делегирование — важный навык для лидеров. Оно не только позволяет команде быть продуктивнее, но и создаёт возможности для роста менее опытных специалистов.

Фильтрация ненужного: «Не срочное и не важное»

Этот квадрант — ловушка, в которую легко попасть. Сюда могут попасть задачи без явной ценности: участие в совещаниях без конкретной повестки, проверка лишних метрик или «просто на всякий случай». К примеру, команда решает отказаться от регулярных созвонов, если все ключевые вопросы могут быть решены асинхронно через Slack или Jira. Это экономит время и повышает продуктивность.

Важный принцип — не бояться исключать задачи, которые не вносят реального вклада в проект.

Как внедрить матрицу в работу команды

Применение матрицы Эйзенхауэра в IT требует не просто создания списка задач, а системного подхода:

1. Составление единого реестра задач. Включите сюда все задачи команды: от багов до стратегических инициатив.
2. Совместное распределение. Команда обсуждает приоритеты, чтобы учесть все точки зрения.
3. Постоянный пересмотр. Каждую неделю (или спринт) задачи пересматриваются, чтобы учесть изменения в проекте.

Для создания матрицы Эйзенхауэра можно использовать как бумажные, так и цифровые инструменты. На бумаге матрица удобна в блокноте или тетради, где задачи можно визуально разделить по квадрантам, выделяя их цветами и шрифтами. Среди цифровых решений популярны:

• Todoist — позволяет маркировать задачи по четырем уровням приоритетности и легко их фильтровать
• Notion — с возможностью автоматического добавления тегов к задачам и готовыми шаблонами
• Evernote — где матрицу можно настроить с учетом персональных предпочтений и создавать новые заметки для каждого периода (день, неделя, месяц).

Пример внедрения матрицы Эйзенхауэра для расстановка приоритетов в Scrum-проекте

Контекст: В крупной IT-компании команда разработчиков работала над SaaS-платформой. Проект находился в активной фазе: одновременно поступали запросы от клиентов, маркетинг требовал внедрения новых функций, а технический долг рос. Ситуация усугублялась сложностью бэклога, где задачи постоянно менялись по приоритету, что вызывало стресс у команды и затрудняло прогнозирование сроков.

Решение: Менеджер проекта предложил внедрить матрицу Эйзенхауэра для систематизации задач. Этот инструмент был встроен в планирование спринтов, чтобы команда могла сразу визуализировать, на чём сосредоточить внимание. Применение выглядело так:

1. Составление списка задач:
   Все задачи из бэклога были сгруппированы в четыре квадранта:
   • Срочные и важные (I): устранение багов, влияющих на работу ключевых функций платформы.
   • Важные, но не срочные (II): внедрение новых функций, запланированных в рамках стратегии.
   • Срочные, но не важные (III): запросы от клиентов, которые не критично влияли на большинство пользователей (например, просьбы о незначительных изменениях в интерфейсе).
   • Не срочные и не важные (IV): улучшения или идеи, не имеющие приоритетной ценности.
     
2. Пересмотр приоритетов:
   После анализа выяснилось, что команда тратит около 25% времени на задачи из третьего и четвёртого квадрантов, которые не вносят значительного вклада в развитие продукта. Эти задачи стали делегироваться другим отделам или откладываться.
   
3. Распределение задач по спринтам:
   • Ключевые задачи из I квадранта включались в текущий спринт.
   • Задачи из II квадранта планировались на следующий спринт, чтобы обеспечить стратегическую последовательность.
   • Остальные задачи реже попадали в спринт, что уменьшило их долю в общем объёме работы.

Пример визуализации:
В первый спринт по новой системе вошли:

• Устранение багов в механизме оплаты (I).
• Финализация функции автоматического анализа данных (II).
• Создание пошаговой инструкции для пользователей по запросу маркетинга (III).

Результаты внедрения:

1. Улучшение фокуса: Разработчики стали тратить до 80% времени на задачи I и II квадрантов. Это привело к завершению ключевых функций, важных для масштабирования продукта.
2. Сокращение числа отклонённых задач: Задачи, не завершённые за спринт, уменьшились с 15% до 7%.
3. Рост удовлетворённости команды: Участники отметили снижение стресса благодаря чёткому пониманию приоритетов.

Интеграция матрицы Эйзенхауэра в планирование позволила команде не только навести порядок в бэклоге, но и повысить продуктивность. Такой подход особенно полезен в условиях высокой загрузки, помогая направлять усилия туда, где это приносит максимальную ценность продукту и пользователям.

Заглавное изображение: Unsplash