Представьте, что вы увидели рекламу нового смартфона. Устройство привлекло вас продвинутым процессором, камерой и функционалом, которые лучше, чем на вашем телефоне. Стоит ли инвестировать в покупку, какие выгоды вы получите и что произойдет, если вы передумаете и решите продолжить пользоваться старым смартфоном? Самое время посчитать цифры и взвесить все в голове.
И учитывать надо не только материальные выгоды, но и нематериальные — ведь все ваши знакомые уже перешли на новую модель смартфона и, может, вам не хочется отставать. Да и более качественные фотографии в соцсетях вам не помешают.
Мы все неосознанно проводим Cost Benefit Analysis — очень популярный метод анализа затрат и выгод, который используют проектные менеджеры. Это способ принятия решений на основе данных. На входе мы вводим множество информации, на выходе — получаем простое соотношение затрат и выгод, которые позволяет ответить на вопрос: Есть ли бизнес-смысл (Business Case) в нашем проекте? В этом материале мы расскажем, зачем нужно изучать этот инструмент и какие методы Cost Benefit Analysis (CBA) существуют.
Что такое Cost Benefit Analysis и зачем его знать
Свод знаний проектного менеджмента PMBOK определяет анализ затрат и выгод как “Инструмент финансового анализа, используемый для определения выгод, предоставляемых проектом, по сравнению с его затратами”. При этом CBA рекомендуют проводить не только до инициации проекта, но и в процессе для принятия различных решений, когда есть альтернативные варианты.
Единого шаблона для проведения такого анализа не существует, поскольку в понятие “выгоды” могут входить не только материальные выгоды, такие как прибыль, но и нематериальные или сложные для подсчета: “общественное благо”, “годы жизни”, “здоровье”.
Поэтому Гарвардская школа бизнеса советует перед началом анализа определить критерии успеха, четко понять, чего именно пытается достичь проект: заработать прибыль, решить социальную проблему, улучшить процессы в компании и так далее. Анализ станет невозможным, если вы не будете измерять все показатели в единой “общей валюте”. А для этого нужно, например, переводить “здоровье” в финансовые показатели.
В круг выгод могут входить прямые, такие как прибыль и продажи, непрямые (рост интереса клиентов к вашему бизнесу), нематериальные (рост мотивированности сотрудников), конкурентные (войти на новый рынок первыми). В круг расходов входят прямые, такие как стоимость труда и производства, непрямые (аренда, коммунальные платежи), нематериальные (снижение удовлетворенности клиентов, снижение уровня продуктивности) и упущенная выгода (возникают, когда бизнес выбирает один продукт или стратегию вместо другого).
По итогам мы получаем две цифры: сумму затрат и сумму выгод. Полученные значения сравниваются: если выгоды превышают затраты, инициатива считается оправданной.
Эксперты рекомендуют использовать инструмент для кратко- и среднесрочных проектов. В случае с долгосрочными проектами достаточно легко ошибиться, например, в прогнозе инфляции. При CBA достаточно просто упустить важные переменные — не все события и факторы влияния можно предсказать.
Как проекту “встать с дивана”: составляем бизнес-кейс
Анализ затрат и выгод является важным элементом бизнес-кейса. Это экономическое обоснование проекта. Документ описывает цели, необходимые инвестиции, а также финансовые и качественные критерии успеха. От того, насколько качественно будет проведен CBA зависит судьба всего остального проекта, если спонсоры дадут “зеленый свет”.
Какие виды Cost Benefit Analysis существуют
Отцом этого метода считают французского инженера Жюля Дюпюи в XIX веке. Он пытался предсказать “социальную прибыльность проекта, например, строительства дороги или моста”. Для этого в своих расчетах специалист измерял готовность потенциальных пользователей платить за использование моста. Некоторые пользователи могут быть готовы платить почти ничего, другие — гораздо больше, но сумма этих затрат позволяла понять общую выгоду. Рассчитать стоимость проекта оказалось проще — сложить материалы, труд и последующие обслуживание. Теперь можно было точно проанализировать затраты и выгоды проекта и принять обоснованное решение.
Самый простой анализ можно провести с помощью небольшой таблицы с двумя рядами для расходов и выгод. Британская организация Third Sector Dumfries and Galloway при принятии простых решений (стоит ли запустить новый тренинг для сотрудников о том, как поднимать тяжелые вещи и не повредить спины) даже не учитывает финансовые показатели.
| Затраты | Выгоды |
Требуются учебные материалы | Снижение числа пропусков работы из-за болей в спин |
| Затраты на персонал во время их отсутствия на основном месте работы | Отсутствие компенсационных выплат за непроведение обязательного обучения |
| Обучение и переобучение | Отсутствие штрафов за нарушение законодательства по охране труда |
| Занятые помещения для проведения обучения | Положительный имидж компании и повышение морального духа сотрудников |
Но здесь речь идет о внутренних тренингах, практически не затрагивающих интересы крупных внешних заинтересованных сторон. В свою очередь, правительство США использует CBA для принятия политических решений. Так в 2023 году там были запрещены частично гидрогенизированные масла (PHO) — источник трансжиров. Для принятия такого решения FDA провело экономический анализ: они сравнили, во сколько обойдётся полное удаление PHO из продуктов (затраты на изменение рецептов, упаковок, обучение персонала и т.д.) и какие выгоды это принесёт (в первую очередь — меньше инфарктов и смертей, и как следствие — экономия на здравоохранении).
Также они учли все ключевые источники затрат: переработку 26 000 продуктов, замену ингредиентов, редизайн упаковок, снижение срока хранения, адаптацию рецептов в ресторанах и даже время, которое потратят домохозяйства на привыкание к новым продуктам (по полтора часа на домохозяйство для переобучения). Всё это посчитали в деньгах и рассчитали чистую приведённую стоимость (NPV) за 20 лет. Было подсчитано, что решение принесет 140 млрд долларов выгод и 6 млрд долларов затрат. Что дает результат в 134 млрд долларов чистых выгод. Такой сложный анализ проводился во многом поскольку решение затрагивает большую часть населения и интересы крупного бизнеса.
Cost Benefit Analysis помогает проектному менеджеру принимать взвешенные решения, особенно когда ресурсов мало, а риски велики. Это не просто расчёт, а способ увидеть полную картину: от затрат на материалы до влияния на сотрудников и клиентов.
Вы не обязаны быть экономистом, чтобы использовать CBA. Достаточно задавать правильные вопросы, считать прозрачно и принимать решения, которые действительно выгодны — не только для бизнеса, но и для людей. В следующем материале мы расскажем, как проводить CBA самостоятельно.
