Мы продолжаем рассказывать про одну из важнейших областей знаний для проектного менеджера — управление объемом работ (Scope management). В предыдущих статьях мы охватили круг необходимых инструментов и рассказали, почему каждый проектный менеджер должен уметь пользоваться Work breakdown structure (Иерархическая структура работ) Эти знания помогают предотвратить появление Scope Creep — незапланированных изменений, которые постепенно захватывают проект, усложняют работу и отдаляют тебя от результата.

Над существующей проблемой думали целые поколения проектных менеджеров. Никому не нужно, чтобы расходы и сроки проекта превысили запланированные, создав проблемы и исполнителям и заказчику. В этой статье мы расскажем, как с помощью существующих инструментов управлять объемом работ и защитить свой проект от лишних изменений на примере школьного выпускного.

Из чего состоит план управления объемом работ

Как организовать выпускной без излишеств

Как управлять объемом работ: разбор этапов на примере выпускного

Из чего состоит план управления объемом работ

Согласно своду знаний проектного менеджмента PMBOK (Project management body of knowledge) управление объемом начинается на стадии планирования, после инициации. На предпроектной стадии и на стадии инициации (когда заинтересованные стороны определяют стратегию, а специалисты защищают проект перед заинтересованными сторонами) еще не понятно, нужен ли проект бизнесу. 

А вот уже после защиты у нас есть достаточно много знаний, чтобы сделать предварительную оценку объема работ. Как мы уже рассказывали ранее, точная оценка будет возможна после того, как проект завершен (принят заказчиком). Но оценивать планируемые работы и заранее определять границы нужно еще на первых этапах.

Обычно процесс управления объемом работ состоит из 5-6 этапов.

Каждый из них важен, чтобы сделать как можно более точные прогнозы, исключить конфликты и избежать хаоса. Ведь незапланированные изменения могут поставить под угрозу весь проект в принципе.

Как организовать выпускной без излишеств

Организация выпускного вечера — это классический проект, с которым рано или поздно сталкиваются практически все. Почти в каждой школе ежегодно выпускники и их родители обсуждают, как провести этот важный день, соблюдая традиции, но не перегружая бюджет. Это делает выпускной хорошим примером для изучения управления содержанием проекта (Scope Management): здесь есть четкие ограничения — в Казахстане выпускной проводится исключительно в школе, множество заинтересованных сторон и необходимость компромиссов.

В проекте участвуют внутренние и внешние стейкхолдеры (заинтересованные стороны).

• Внутренние — это сами выпускники, их родители, учителя, школьная администрация. Они принимают основные решения, разрабатывают программу вечера, обеспечивают поддержку.
• Внешние — органы управления образованием и Министерство просвещения, поставщики (например, изготовители лент “Выпускник”), транспортные компании для поездки на рассвет.

В нашем материале мы максимально упростим подачу информации. На самом деле PMBOK предусматривает большое количество инструментов и действий по управлению объемом работ. И, в тоже время, сами авторы свода знаний проектного менеджмента призывают адаптировать реальные проекты (тейлоринг) под потребности команды.

Как управлять объемом работ: разбор этапов на примере выпускного

Каждый этап управления объемом работ в PMBOK Guide 6 выполняет свою задачу и идет в логической последовательности. Давайте разберемся, почему именно так, и что происходит на каждом из них. Подробно об инструментах мы рассказывали здесь.

1. Планирование управления содержанием (Plan Scope Management)

• Что делаем? Определяем правила игры: как будем управлять объемом работ, что включаем в проект, а что нет.
• Почему важно? Если не задать рамки заранее, позже неизбежно появятся непредусмотренные запросы, которые приведут к хаосу.
• Пример: Мы фиксируем, что выпускной пройдет в школе, без ресторана, но с встречей рассвета. Решаем, какие активности точно включены (концерт, фотозона) и какие исключены (банкет, платные аниматоры).

2. Сбор требований (Collect Requirements)

• Что делаем? Выясняем пожелания всех заинтересованных сторон: выпускников, родителей, учителей, администрации.
• Почему важно? Если не учитывать ожидания участников, в процессе появятся неожиданные запросы (“А давайте фейерверк!”. Будет хуже если кто-то в ответ добавит: “Действительно, забыли фейерверк”), что усложнит проект.
• Пример: Выпускники хотят встречу рассвета – определяем, где ее провести. Родители волнуются за транспорт – находим решение.

Назовите ваши требования: как превратить идеи в работающий IT-продукт

3. Определение содержания (Define Scope)

• Что делаем? Формируем утвержденный перечень работ и фиксируем, что входит в выпускной.
• Почему важно? Это точка отсчета: если что-то не вошло на этом этапе, добавить это позже будет сложно (или невозможно).
• Пример: Определили, что будет официальная часть, фотозона, концерт и видеоотчет. Не будет банкета и профессиональных артистов.

4. Создание WBS (Work Breakdown Structure)

• Что делаем? Разбиваем все работы на конкретные задачи – кто что делает и к какому сроку.
• Почему важно? Чем мельче разбивка, тем проще управлять процессом и избежать перегрузки.
• Пример: Разделили работу: одна группа готовит сценарий, другая – украшает зал, третья – организует фотозону, четвертая – договаривается о транспорте на рассвет.

Пример частично заполненной WBS

Слон и его кусочки: с чего начинаются все проекты

5. Подтверждение содержания (Validate Scope)

• Что делаем? Согласуем проект с руководством школы и родителями, получаем одобрение.
• Почему важно? Поздние изменения обходятся дорого – проще согласовать все заранее.
• Пример: Презентовали родителям план, объяснили бюджет. Уточнили у школы, что все соответствует правилам.

6. Контроль содержания (Control Scope)

• Что делаем? Следим, чтобы проект не вышел за рамки и не появились незапланированные изменения.
• Почему важно? Если не контролировать, в проекте могут появиться лишние расходы и задачи, на которые нет ресурсов.
• Пример: Кто-то предлагает заказать ресторан – отклоняем (не соответствует бюджету). Выпускники хотят поменять место встречи рассвета – проверяем, реально ли это сделать без ущерба другим частям проекта.

Нам удалось разобраться с объемом работ, но это лишь часть проекта. Благодаря Scope Management мы можем:

• Определить границы проекта – теперь понятно, что входит в выпускной (торжественная часть, концерт, фотозона, встреча рассвета) и что исключено (банкет, платные артисты).
• Собрать и согласовать требования – все участники процесса (выпускники, родители, школа) высказали свои пожелания, и теперь нет риска неожиданных изменений в последний момент.
• Создать WBS – проект разбит на конкретные задачи, понятно, какие работы нужны и кто за что отвечает.

Однако управление объемом – это не весь проект. На данный момент у проектного менеджера нет ни утвержденного плана проекта, ни сроков, ни распределенных ресурсов. Ему еще нужно составить полный план проекта – определить последовательность задач, дедлайны и зависимости, назначить ответственных – распределить роли среди выпускников и родителей, организовать управление сроками и рисками – убедиться, что все успеют вовремя и избежать возможных сбоев и закрыть оставшиеся вопросы – логистика на рассвет, финальные согласования, технические детали.

Только после этого проект можно считать по-настоящему управляемым. Сейчас проектный менеджер разобрался с “что делать”, но еще не определился с “как и когда”.