Из-за масштабных паводков в Казахстане десятки тысяч людей лишились имущества и были вынуждены покинуть свои затопленные дома. Стихийное бедствие произошло в девяти областях Казахстана. Только в Атырауской области затопленными оказались около 2 815 домов. В качестве помощи пострадавшим государство уже выделило около 5,7 миллиарда тенге. Деньги выделяют также бизнес и добровольцы.

Для защиты Атырау от большой воды к северу от города в апреле был прорыт новый канал длиной 24 километра. Он забрал на себя часть поступившей воды и отвел ее в Каспийское море. Помощь в строительстве и укреплении канала массово оказали добровольцы со всего Казахстана и местные жители.

К масштабной работе присоединился и Head of sales DAR University Роман Зеделашвили. Он координировал приезд и работу на месте 15-ти добровольцев. Главной мотивацией команды было желание помочь людям. Организатор проекта понимал, что своевременное планирование и точное распределение ресурсов — ключ к предотвращению катастрофы.

“Мы хотели помочь людям; нашей целью было укрепить дамбу, чтобы защитить город”, — делится Роман.

Далее — с его слов.

Планирование и организация

Основную организацию проекта взяли на себя участники молодежного движения “Жана Адамдар”. Они объявили акцию “Касается каждого”, а мы с коллегами решили поддержать и присоединиться к общей инициативе. Организаторы оплатили транспорт, питание, проживание, экипировку добровольцев — солнце там палящее, нам выдали кепки, защитные очки и перчатки. Работы в Атырау ведутся с 26 апреля, на месте постоянно задействовано более 200 волонтеров. Группы прибывают на несколько дней — мы, например, работали с пятницы 26 по воскресенье 28 апреля.

Работа достаточно тяжелая физически — необходимо перемещать мешки с землей весом 60-килограммов на погрузчик, который поднимет их на дамбу. Затем, уже на дамбе другая группа добровольцев размещает эти мешки, увеличивая высоту дамбы и создавая дополнительный барьер для воды.

Мы не знали, но примерно представляли, что объем работы будет достаточно большим. В целом, за 3 дня наша команда перетаскала под 9 тысяч мешков. К слову, уставшим я себя не чувствую, физический труд помог психологически перезагрузиться, выйти из зоны комфорта.

Начало проекта

Мне предстояло собрать команду добровольцев среди коллег, организовать их приезд в регион, скоординировать работы на месте и организовать отъезд в Алматы. Сначала было немного страшно из-за большой ответственности. Но, как говорится, глаза боятся — руки делают.

Мне очень помог прошлый опыт реализации крупных проектов. Я расписал поэтапный план, декомпозировал задачу — разбил ее на составные части: сбор команды, отправка, размещение на месте, ежедневные работы и отъезд. К слову, очень рекомендую инструмент Work breakdown structure — с его помощью разбиваем задачу на максимально простые и выполнимые подзадачи. Также мне помог навык выбора приоритетов. С помощью матрицы Эйзенхауэра я определил самые важные для команды моменты: жилье, питание и транспорт.

В мои задачи входили:

• Общая координация: закупка авиабилетов, транспорт на месте, организация трехдневного питания 
• Коммуникации
• Соблюдение дедлайнов
• Мотивация

Команда, коммуникация и мотивация

Я сразу кинул клич среди коллег предложив помочь пострадавшим от паводков. Первыми откликнулись DAR Team — от них присоединились 11 бойцов профессионалов и любителей. Я добавил всех в группу WhatsApp. Даже в относительно небольших группах в проектах очень важно не перегружать людей лишней информацией — например, я не сообщал им о статусах закупки авиабилетов, а сразу предоставил сроки приобретения, заранее попросив не планировать ничего на пятницу. При коммуникации с “Жана Адамдар” я взял на себя роль так называемого буфера — собирал потребности со своей команды и запрашивал необходимые ресурсы у организаторов проекта, чтобы не возникало путаницы.

Уже в аэропорту при первой общей встрече я поблагодарил всех собравшихся, за то, что они проявили инициативу и решили присоединиться. Познакомился с каждым, переговорил — узнал кто откуда приехал. Рассказал им про общий план работ, где будем размещаться.

В коммуникациях очень помогает эмпатия, умение слушать людей и человечность. В данном случае, я постоянно собирал обратную связь у своей команды, выслушивал, спрашивал — все ли нормально, есть ли все, что нужно?

На месте надо было применять навыки тайм-менеджмента. Нас разместили в доме на 15 человек с корпешками на полу и одним душем. Поэтому мы спланировали поэтапное мытье, заранее определили время подъема с 9 до 11 часов в зависимости от очередности. Я просыпался раньше всех, умывался, потом будил остальных.

Работа достаточно монотонная. Ты либо внизу грузишь мешки на погрузчик, либо наверху раскладываешь. Мы решили считать количество перетасканных мешков для мотивации. Я, как офисный работник, закидывал за смену до 150-ти. Спортсмены — по 300 с лишним.

Совместная работа нас подружила. Здесь очень помогло, что я работал наравне со всеми. Даже если ты руководишь проектом, ты должен быть бок о бок рядом большую чатсь времени, чтобы твоя команда видела, что ты тоже работаешь. Таким образом ты получаешь уважение.

Управление ресурсами

Организаторы проекта дали мне добро на покупки вещей первой необходимости. Очень важно развивать и поддерживать репутацию честного специалиста. Кредит доверия нарабатываешь много времени а потеряешь в один момент.

Это позволило мне оперативно получать необходимые для команды ресурсы — кому-то понадобились шампуни, кто-то просил закупить порошок. В последний день я организовал всем поход в баню, чтобы не нужно было долго ждать своей очереди в душ.

Управление рисками

Любой проект имеет некоторые риски. Я заранее предусмотрел финансовую подушку, чтобы иметь возможность взять оплату определенных расходов на себя, если произойдут накладки. К слову, без них не обошлось — по приезде были задержки с транспортом. Мы решили добраться в город сами на такси. Но платить не пришлось — узнав, что мы добровольцы, таксист подвез нас бесплатно. Чтобы избежать дальнейших задержек организаторы привезли 2 автобуса с Алматы.

Также мы договорились следить, чтобы никто из участников команды не таскал мешки в одиночку, а только вдвоем, чтобы не травмироваться. Все понимают, что участие добровольное, тем не менее, с самого начала я посчитал важным проговорить, что не нужно работать на износ, что важно отдыхать и беречь здоровье.

Что я вынес из проекта для себя

Паводки, порой неожиданные и разрушительные, ставят перед обществом непростые задачи. В такие моменты, когда многие люди готовы помочь пострадавшим, на первый план выходит не только важность самого желания помочь, но и способность эффективно организовать помощь. На примере недавней работы в Атырауской области видно, что без качественного проектного менеджмента, весь энтузиазм и инициатива могут оказаться бесполезными. Четкое планирование, определение приоритетов и координация усилий являются ключевыми в реализации проектов по борьбе с последствиями стихийных бедствий. Это не только помогает достигать поставленных целей и минимизировать риски, но и обеспечивает безопасность и высокую эффективность работы всех участников.

Я испытываю большую радость за выполненную работу. Помогать добровольно — это круто. Ты понимаешь, что делаешь что-то полезное. Мне очень понравилось, что там собрались люди со всего Казахстана. Нетворкинг — просто невероятный, много с кем удалось познакомиться, поговорить. Я открыл для себя новые горизонты. Мне понравилось путешествовать по своей Родине.

Автор: Алишер Ахметов