Сегодня работа практически любого бизнеса, исключая, возможно, небольшие компании, во многом зависит от хорошо отлаженных бизнес-процессов. Бизнес-процесс, как способ упростить управление деятельностью предприятия эффективен тогда, когда все сотрудники ему следуют и его понимают. Именно поэтому многие организации прилагают большое количество усилий, чтобы сделать бизнес-процессы как можно более понятными для всех.

В этой статье мы расскажем, как появился метод BPMN, зачем его изучать и зачем им пользоваться, даже если вы не планируете открывать свой бизнес. Мы приведем примеры использования нотаций, а также расскажем про некоторые полезные элементы из этого метода.

Предки BPMN

Первые бизнес-процессы, возможно, появились еще в древности. В Шумере жрецы в храмах записывали данные о перемещении различных товаров, записывались также рецепты приготовления еды. В последнем случае логично предположить, что продукт производился для нужд организации — храма или правителя, поскольку письменностью владела лишь небольшая часть населения.

Ранняя письменность развивалась из пиктограмм и прошла долгий путь до фонетической. В случае же бизнес-процессов, как выяснилось, пиктограммы гораздо эффективнее чем большие тексты:

• Пиктограммы гораздо легче для восприятия, чем большие тексты
• Они позволяют наглядно отобразить взаимосвязи между участниками процесса и дать понять каждому работнику, как его действия влияют на других
• Визуализация помогает всем участникам быстрее прийти к единому пониманию инструкций.

Вполне логично, что языков моделирования (визуализации) бизнес-процесса существует достаточно много. Одними из самых популярных являются Extended Enterprise Modeling Language (EEML), Integration Definition (IDEF), Unified modeling language (UML) и BPMN (Business Process Model and Notation) о котором мы расскажем в этой статье.

Что такое BPMN

BPMN — это, строго говоря, метод картирования бизнес-процессов, то есть создания визуального представления сложных бизнес-практик или потоков процессов. Его используют, чтобы все участники, в нашем случае разработчики и малознакомые с технологией стейкхолдеры, имели понятную информацию для принятия решений. Он был разработан для того, чтобы сделать процессы понятными как для специалистов в области бизнеса, так и для технических экспертов, обеспечивая единое средство общения и анализа.

Его основной элемент — это нотации — условные письменные обозначения, принятые в какой-л. области знаний, производства. К примеру, в музыке используются ноты. Свои нотации есть и в шахматах.

Этот язык поддерживается и развивается организацией под названием Object Management Group, которая устанавливает единые стандарты для IT-индустрии. В числее ее основателей такие компании, как Hewlett-Packard, IBM, Sun Microsystems, Apple Computer, American Airlines, iGrafx, and Data General.

Как же выглядит бизнес-процесс, созданный с использованием BPMN? Очень часто он представляет собой схему с рисунками, разделенную так называемыми дорожками для плавания. Каждая дорожка обозначена названиями сотрудника и это очень удобно для визуализации совместной работы нескольких специалистов. Возьмем, к примеру, бизнес-процесс работы продакшена Naiza. В нем имеется 11 “плавательных дорожек” и визуализирована годовая работа продакшен команды. С полным документом можно ознакомиться здесь. А в статье мы рассмотрим его отдельные элементы.

— Плавательные дорожки — это способ разделить задачи между сотрудниками.

— этот элемент означает собой стартовое событие и помогает читателю схемы понимать, куда смотреть первым делом, изучая бизнес-процесс. В данном случае стартовое событие это получение креативным продюсером от ивент-менеджера необходимой информации — годового календаря турниров, плана мероприятий и других необходимых данных. Также на скриншоте изображена стрелка — она называется потоком управления и связывает шлюзы между собой.

— таким квадратом обозначают задачи. К слову, существуют несколько видов обозначения задач, в этой статье мы их рассматривать не будем для упрощения понимания.

  — а вот это — параллельный шлюз “и”. Мы его изучим, потому что он используется достаточно часто. Этот шлюз используется для создания параллельных процессов. В данном случае креативный продюсер разработал годовой контент-план, который надо согласовать с ивент-менеджером, менеджером по маркетингу и PR-менеджером.

— у каждого из упомянутых выше трех специалистов есть специальный шаблон, которого надо придерживаться при согласовании контент-плана. Для того, чтобы указать, что им надо придерживаться шаблона, мы обозначаем его на схеме, используя элемент “Объект данных”.

— эксклюзивный шлюз “или/или”. Его отличие от параллельного в том, что он позволяет выбрать только один путь. После того, как ивент-менеджер, менеджер по маркетингу и PR-менеджер согласовали контент-план, он возвращается к креативному продюсеру. Шлюз говорит нам, что теперь он должен или направить его к генеральному директору на согласование, или переделать, если имеются замечания.

Обратите внимание, генеральный директор тоже пользуется шаблоном при согласовании контент-плана. Далее наш токен (так в BPMN обозначают конкретное место, в котором сейчас выполняется работа) или, иначе, эстафетная палочка, возвращается к креативному продюсеру, который создает теперь уже месячый контент-план и занимается другими вопросами.Более подробно примеры можно изучить здесь.

Зачем нужны BPMN-нотации?

Давайте повторимся: как и говорилось выше, одна картинка стоит тысячи слов. А в случае с нотациями, они способны заменить в десатки раз болльше текста. Так 150 страниц из талмуда для организации работы разработчиков можно заменить на 7 диаграмм, визуализирующих общий процесс разработки и отдельные связанные процессы. Текстовый документ мы выбрасывать, конечно, не будем, но с нотациями легче и быстрее смогут разобраться стейкхолдеры, джуны и проектные менеджеры. Да и самому бизнес-аналитику будет проще улучшать рабочий процесс компании, имея под глазами полную картину.

Рассмотренный выше бизнес-процесс продакшена Naiza представляет собой достаточно большое полотно, но его можно рассмотреть за несколько минут, чего не скажешь о сопровождающем документе на 11 страниц мелким шрифтом (в которой не входят десятки шаблонов и других необходимых документов).

Текстовый документ мы выбрасывать, конечно, не будем, но с нотациями легче и быстрее смогут разобраться стейкхолдеры, джуны и проектные менеджеры. Да и самому бизнес-аналитику будет проще улучшать рабочий процесс компании, имея под глазами полную картину.

Какие же еще преимущества имеются? Моделирование процессов с помощью BPMN помогает выявить узкие места и неэффективности, что позволяет оптимизировать и улучшить процессы. Кроме того, BPMN служит официальной документацией процессов, что особенно важно для соблюдения нормативных требований и стандартов — скажем, если ваша организация будет иметь дело с крупной международной компанией, со стороны которой поступит требование пройти процесс compliance для заключения выгодной сделки.

Кто пользуется BPMN-нотациями?

BPMN-нотации используются широким кругом специалистов:

• Бизнес-аналитики: Для анализа и улучшения бизнес-процессов.
• Проектные менеджеры: Для планирования и управления проектами.
• Разработчики программного обеспечения: Для понимания и реализации бизнес-логики.
• Системные архитекторы: Для проектирования систем, поддерживающих бизнес-процессы.
• Консультанты: Для предоставления рекомендаций по улучшению процессов и внедрению новых систем.

Можно ли обойтись без BPMN?

Для начинающих специалистов BPMN может оказаться достаточно сложным для понимания. Вместо него на первых этапах эксперты рекомендуют использовать диаграммы рабочих процессов (workflow diagrams) – это визуальные представления, показывающие последовательность шагов, действий или задач, которые необходимо выполнить для достижения определенного результата или завершения процесса. Здесь можно посмотреть, как создавать диаграммы рабочих процессов самостоятельно.

Однако BPMN-нотации являются мощным инструментом для визуализации, анализа и оптимизации бизнес-процессов. В то время как диаграммы рабочих процессов имеют ограничения, более продвинутый язык моделирования может дать множество возможностей, чтобы эффективно визуализировать бизнес-процесс. Здесь можно посмотреть, как создавать бизнес-процессы с использованием BPMN.