Если вы хоть раз сталкивались с планированием в работе, то наверняка слышали о диаграмме Ганта. Этот популярный инструмент проектного менеджмента помогает наглядно представить задачи и сроки, обеспечивая четкое понимание процессов и зависимостей в проекте. Он особенно важен для командной работы.
В этой статье мы рассмотрим, что такое диаграмма Ганта, ее преимущества и недостатки, а также представим пошаговую инструкцию по ее созданию. Вы узнаете, как эффективно использовать этот инструмент в различных сферах деятельности и как он может помочь вам избежать типичных проблем в проектном управлении.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это инструмент для планирования проектов.
Она представляет собой график, который состоит из двух осей — вертикальная со списком задач и горизонтальная со сроками. Каждая задача выглядит как прямоугольник, на котором указаны ответственные за исполнение. Также на диаграмме Ганта имеются стрелки, связывающие задачи между собой (для демонстрации зависимостей между задачами). Этот инструмент используют проектные менеджеры для управления командой, состоящей из разных специалистов и даже группами команд.
Автором и популяризатором диаграммы стал американский инженер Генри Гант. В начале XX века ее рисовали вручную. Сейчас существует множество программ, которые автоматизируют процесс.
Зачем пользоваться этим инструментом?
Диаграмма Ганта позволяет:
- Спрогнозировать сроки проекта
- Корректно распределить задачи между сотрудниками, принимая во внимание нагрузку каждого
- Понять зависимость между действиями разных специалистов
- Увидеть, как изменение одной задачи влияет на весь проект
- Легко найти “узкие места” и потенциальные проблемы
- Своевременно принять меры и внести необходимые изменения
- Быстро донести информацию для всех участников команды
Сотрудникам визуализация помогает:
- Спланировать свою работу
- Наглядно увидеть прогресс коллег
Универсальность инструмента:
- Применяется в различных сферах экономики: в строительстве, IT-проектах, планировании мероприятий и учебных заданиях
Одно из важнейших преимуществ диаграммы Ганта – это ее способность облегчить командную работу. Представьте, что вы работаете над групповым проектом. Каждый член команды должен знать, кто что делает и когда это должно быть готово. Диаграмма Ганта позволяет всем видеть общую картину и следить за прогрессом. Это помогает избежать хаоса и недоразумений, так как все задачи, их сроки и ответственные четко видны и понятны.
Кто пользуется диаграммой Ганта
Проектный менеджер:
- Отвечает за составление диаграммы и внесение изменений
Участники проекта:
- Должны понимать особенности диаграммы и разбираться в зависимостях
Руководитель компании:
- Изучает диаграмму для верхнеуровневого обзора всего проекта
Клиенты:
- Отслеживают прогресс выполняемого для них проекта
Другие стейкхолдеры:
- Интересуются ходом и состоянием проекта
Как создать диаграмму Ганта
Как мы уже указали выше, создавать диаграмму Ганта имеет смысл, только если вы планируете достаточно сложный проект с разными специалистами и командами. Мы сначала расскажем про простой способ, а потом представим подробную информацию, необходимую для создания эффективного плана.
Простой способ
- Определите конкретные задачи проекта
- Назначьте на каждую задачу ответственных
- Установите продолжительность каждой задачи
- Создайте горизонтальную временную шкалу с датой начала и конца проекта
- Создайте вертикальную шкалу и разместите на ней задачи
- Для каждой задачи нарисуйте горизонтальную полосу, показывающую начало и конец выполнения задачи на временной шкале
- Установите зависимости между задачами. Используйте стрелки или линии, чтобы показать, какие задачи должны быть выполнены до начала других.
Даже такой простой план повысит эффективность вашей работы, обеспечив каждому участнику ясное представление о задачах и сроках, что позволяет избежать путаницы и прокрастинации, а также улучшает координацию и контроль над проектом.
Подробный способ
- Первым делом вам нужно собрать исходные данные — задачи. Задачи формулируются с помощью инструмента Work breakdown structure — Иерархическая Структура Работ. О нем мы рассказывали в нашем материале о проектном менеджере на казахском кочевье. Не забудьте создать план управления изменениями, чтобы избежать Scope creep — неконтролируемое увеличение границ проекта, которое может привести к срыву сроков.
- С командой нужно составить расписание выполнения задач: определиться в какие дни и сроки эффективнее всего будет выполнять каждую из задач.
- Создаем зависимости между задачами. Задачи могут быть параллельными и последовательными. Также важно знать 4 типа зависимостей между задачами: финиш к старту, старт к финишу, старт к старту и финиш к финишу. Разобраться подробнее вам поможет статья “Это не спринт, а марафон: как разобраться с зависимостями в проектном менеджменте”.
- Определите ресурсы. В них входят человеческие часы, материалы и оборудование.
- Определите продолжительность каждой задачи. Как раз на этом этапе нам понадобятся собранные нами ранее данные о ресурсах, отношениях и последовательности задач.
- Добавьте всю информацию в программу управления проектами. Для этого вы можете воспользоваться платформой для автоматизации бизнеса Darlean. Диаграмма Ганта в Darlean создается автоматически и визуально помогает пользователям отслеживать все важные дедлайны.
Авторы сайта Gantt.com советуют обязательно добавить так называемые буферы — небольшие отрезки времени и ресурсов для подстраховки.
Всегда ли нужна диаграмма Ганта
Этот инструмент изобрели, чтобы управлять сложными проектами и планировать работу крупных команд. И именно поэтому он не всегда подходит для небольших или однородных команд. В ряде случаев проще использовать временную шкалу проекта (она не содержит зависимостей, но указывает ключевые моменты проекта) или календарный план.
Основные ограничения инструмента:
- Составление диаграммы Ганта может занять достаточно много времени — ведь надо провести расчеты по ресурсам и другую подготовительную работу.
- На ней не указывается приоритетность задач, что усложняет работу в условиях нехватки специалистов или времени.
- Помимо этого, на диаграмме Ганта не указано количество затрачиваемых ресурсов — некоторые задачи могут занимать мало времени, но требовать сравнительно много материалов или финансовых средств.
С практикой и опытом вы научитесь понимать, когда использование диаграммы Ганта будет наиболее эффективным и целесообразным. Важно помнить, что этот инструмент подходит не для всех проектов, и иногда проще и быстрее воспользоваться альтернативными методами планирования. Однако, когда дело касается сложных проектов с множеством взаимосвязанных задач, диаграмма Ганта является незаменимым помощником, который значительно упрощает управление и координацию работы.
