Почти всё, что мы делаем в жизни, можно рассматривать как проект. Переезд, ремонт, планирование отпуска, организация свадьбы, даже подготовка к экзаменам — все эти задачи имеют цель, сроки, ресурсы и ограничения. Без качественного планирования мы можем получить настоящий хаос: на свадьбу придут слишком мало или слишком много людей, в отпуск придется забирать “хвосты” с работы, а вместо подготовки к экзамену нам придется помогать родителям с переездом, потому что мы несколько раз откладывали это дело на потом.
Но любая задача может показаться неподъемной как слон, если ее не разложить на управляемые части, как слона режут на кусочки в одной знаменитой поговорке. Для этого проектные менеджеры вот уже несколько десятков лет используют удобный инструмент: Work breakdown structure — Структурная декомпозиция работ. В этой статье мы расскажем, как с помощью WBS научиться думать о проекте системно.
Зачем нужно изучать WBS
Что нужно знать о WBS для начала
Как составить WBS и причем тут пакет
Зачем мы все это делали?
Зачем нужно изучать WBS
В каждой IT-профессии есть фундаментальная точка входа. Бизнес-аналитику можно начинать с изучения сбора требований, продакт-менеджеру — с формулирования гипотез, а проектному менеджеру — с WBS. Этот инструмент придумали в Министерстве обороны США в 1960-х годах для упрощения разработки новых ракет. Полная спецификация занимает сотни страниц, здесь мы представим его в упрощенном виде.
Институт управления проектами определяет WBS, как “иерархическая декомпозиция, ориентированная на результаты, работы, которые должна выполнить команда проекта для достижения целей проекта и создания требуемых результатов. Она организует и определяет общий объем проекта. Каждый нисходящий уровень представляет собой все более подробное определение работы проекта. WBS разлагается на пакеты работ. Ориентация иерархии на результаты включает как внутренние, так и внешние результаты”.
Как проектный менеджер помогал казахам кочевать. Часть 3: Work breakdown structure и диаграмма Ганта
Вроде все просто и понятно, но попробуем перевести это на язык слонов и кусочков. WBS — это когда перед вами огромный слон (то есть весь проект), и вам нужно его разобрать на части, чтобы его можно было «съесть» (реализовать проект).
Сначала вы делите слона на крупные куски — это основные этапы проекта. Затем каждый кусок разрезаете на меньшие части, пока не дойдёте до отдельных порций, которые можно съесть (выполнить) за раз. Это и есть иерархическая декомпозиция: чем ниже уровень, тем более конкретные и управляемые становятся задачи.
Но главное — мы не просто режем слона, а делаем это с целью получить нужный результат. Мы не разбрасываем куски хаотично, а организуем их так, чтобы слона можно было съесть эффективно. Поэтому WBS ориентирована не на процесс, а на результат: каждый уровень детализации приближает нас к завершению проекта, а не просто увеличивает список задач.
При этом в слоне (как и в проекте) есть внутренние и внешние части: мясо — то, что будет работать внутри команды, а шкура — то, что увидит заказчик. Речь идет о наглядном представлении всех работ в удобном виде. WBS помогает правильно разложить эти элементы и ничего не забыть.
Что нужно знать о WBS для начала
WBS — это способ разобрать слона (проект) на кусочки (конкретные задачи), которые можно съесть (реализовать).
- Чётко определяет, что должно быть сделано
WBS даёт ясность: что за слон перед нами, из каких частей он состоит, и что мы получим в итоге. Она описывает что должно быть сделано, но не говорит, как или когда — только конечные результаты.
- Структура сверху вниз
В верхних уровнях WBS — главные части слона (основные этапы проекта). Чем ниже, тем более детально разбиты задачи. В итоге получаем удобные кусочки, которые легко «пережевать» (выполнить и проконтролировать).
- Рабочие пакеты — это самые маленькие кусочки
Самая нижняя часть WBS — это work packages (рабочие пакеты). Это уже не просто «хобот» или «нога» слона, а конкретные действия, которые можно передать команде и измерить их выполнение.
- Правило 100%
Во первых, WBS должен включать всё, что входит в проект, но не больше. Это как разрезать слона так, чтобы съесть его целиком, не оставляя хвост незамеченным и не добавляя чужие части от бегемота. Во вторых, каждый уровень WBS должен включать в себя 100 процентов работ — тоже чтобы не упустить ничего важного.
- Форма представления может быть разной
WBS можно представить в виде графиков, списков или таблиц — выбираем тот формат, который удобнее для понимания, как будем «готовить слона».
WBS помогает превратить абстрактную кучу работы в понятную структуру, где каждый кусочек имеет своё место и предназначение. Только разобрав слона по кусочкам, можно его «съесть» без хаоса и паники.
Как составить WBS и причем тут пакет
Попробуем разобрать на примере переезда в другую квартиру. Объем работ здесь достаточно небольшой, но заметный. Возможно и привлечение помощи сторонних специалистов, таких как грузчики.
Шаг 1: Определяем пакет работы (Work Package)
Перевозку одного чемодан из одной квартиры в другую можно считать за целый переезд. Но только если вы забыли забрать зубную щетку, у вас нет посуды на кухне и своего постельного белья. И даже преревозка чемодана состоит из отдельных этапов. Поэтому проект делим на минимальные части.
Пакет работы — это минимально возможный элемент работы, который можно реально выполнить за один раз. Например, упаковать всю посуду или разобрать шкаф.
Шаг 2: Разбиваем процесс на части (Decomposition)
Процесс разбиения слона на части — это иерархическая декомпозиция.
Уровень 1 (Верхний уровень WBS) — Основные части переезда
- Упаковка вещей
- Погрузка вещей
- Транспортировка
- Разгрузка вещей
- Расстановка мебели и уборка
Уровень 2 (Детализация)
Например, «Упаковка вещей» можно разбить на:
- Упаковка одежды
- Упаковка посуды
- Упаковка электроники
- Разборка и упаковка мебели
А «Погрузка вещей» можно детализировать так:
- Перенос коробок
- Погрузка мебели
- Фиксация вещей в машине
Главное правило: продолжаем делить работу, пока каждый кусок можно выполнить за один раз без перегруза.
Шаг 3: Когда останавливаться? (Когда WBS готова)
Разбивать работу на более мелкие части нужно до тех пор, пока каждая часть не станет управляемой.
Вот несколько практических правил разбиения:
- Правило 80 часов – если работа занимает больше 80 часов, разбейте её ещё раз.
- Правило одной отчётной недели – если задача длится дольше одного отчётного периода, её нужно детализировать.
- Правило «если имеет смысл» – если дальнейшее деление ничего не упрощает, то хватит.
В случае с упаковкой одежды будет излишним делить эту задачу на “упаковку футболок” и “упаковку носков”.
Шаг 4: Создаём WBS Dictionary (Словарь WBS)
Для каждой задачи надо описать:
- Что именно входит в этот кусок работы (например, «упаковка посуды» = тарелки + чашки + кастрюли).
- Сколько времени это займет (например, упаковка одежды ≈ 2 часа).
- Кто это делает (самостоятельно или с помощниками).
- Как понять, что задача выполнена (например, все коробки подписаны и готовы к погрузке).
Если не составить WBS Dictionary, то задачи будут размытыми, и каждый поймет их по-своему. Это приведет к путанице: вещи упакуют не полностью, коробки не подпишут, а мебель окажется не разобранной. В итоге важные детали могут быть забыты, а разбор вещей на новом месте затянется.
Шаг 5: Учитываем зависимости между задачами
Какие части нельзя сделать раньше других?
- Нельзя погрузить вещи в машину, пока они не упакованы.
- Нельзя разложить мебель в новой квартире, пока не разгружены коробки.
Какие задачи можно делать параллельно?
- Один человек упаковывает вещи, другой — разбирает мебель.
- Грузчики выносят коробки, пока остальное еще пакуют.
Какие части критичны для сроков?
- Если водитель грузовика приедет позже, весь процесс задержится.
- Если разобрать мебель в последний момент, переезд затянется.
Кроме того, без четкого распределения работы возникнут задержки. Одни задачи останутся без исполнителей, другие начнут делать одновременно, мешая друг другу. Если грузчики приедут, а вещи не готовы, придется срочно доупаковывать, что увеличит стресс и риск ошибок.
Это не спринт, а марафон: как разобраться с зависимостями в проектном менеджменте
Шаг 6: Итоговая проверка — покрывает ли WBS 100% проекта?
Весь процесс должен быть описан полностью. Если какая-то задача не покрыта, значит, WBS составлена неправильно. Нельзя добавить лишнего — если вдруг в списке появился «ремонт кухни», значит, где-то ошибка.
Пример ошибки:
Если в WBS «Упаковка вещей» включает одежду, посуду и мебель, но забыли про электронику, значит, проект неполный.
На каждом уровне сумма частей должна составлять 100% родительской части.
Зачем мы все это делали?
WBS — это не просто разбиение проекта на части, а основной строительный блок управления проектами. Он формирует фундамент для всех ключевых процессов: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и контроля. Без чёткого WBS проект быстро превращается в хаос: сроки срываются, задачи теряются, а команда не понимает, что и когда нужно делать.
WBS служит инструментом для других методов управления проектами. Например, он использует устав проекта (Project Charter) как точку отсчёта, чтобы высокоуровневые элементы WBS совпадали с формулировками в описании границ проекта (Scope Statement). Кроме того, структура ресурсов (Resource Breakdown Structure, RBS) помогает назначить ответственных за пакеты работ, а словарь WBS (WBS Dictionary) подробно описывает каждый элемент, его границы, риски и критерии успешного выполнения.
На основе WBS строится сетевой график (Network Diagram), который определяет логическую последовательность работ. Это позволяет выявить зависимости между задачами и сформировать график проекта (Project Schedule). В свою очередь, график используется для оценки затрат, контроля сроков и анализа рисков.
Именно WBS становится отправной точкой для управления содержанием проекта. Он используется в стандартах PMI как входные данные для таких методологий, как управление освоенным объёмом (Earned Value Management, EVM) и практики планирования (Practice Standard for Scheduling). Кроме того, WBS лежит в основе определения границ проекта в PMBOK® Guide и модели зрелости проектного управления OPM3®.
Визуализируем успех: что надо знать о диаграмме Ганта
Наконец, WBS служит основой для создания диаграммы Ганта: одного из основных инструментов проектных менеджеров для управления проетками.
Этот инструмент изобрели, чтобы управлять сложными проектами и планировать работу крупных команд. Когда дело касается сложных проектов с множеством взаимосвязанных задач, диаграмма Ганта является незаменимым помощником, который значительно упрощает управление и координацию работы.
