Представьте, что вам поручили организовать свадьбу: список гостей растёт, заказчики требуют эксклюзивный торт, а кто-то предлагает заменить ресторан на загородный дом. Без чёткого контроля объёма работ (Scope Management) бюджет раздуется, дедлайны провалятся, и стресс зашкалит.
В управлении проектами происходит то же самое – без контроля границ задачи становятся бесконечными, а ресурсы тают. Согласно статистике Института управления проектами, до 50 процентов проектов испытывают Scope creep (разрастание объема работы) и только 57 процентов укладываются в бюджет. Более того, опытные проектные менеджеры считают, что неумение управлять объемами работ приводит к неудаче до 92 процентов проектов.
Стот ли говорить, что если соглашаться на любые просьбы, изменения и правки без оценки их последствий, можно быстро перегореть и самому, вместе с командой. Умение определять рамки задач и отстаивать их – ключевой навык и для успешного проекта, и для сохранения личной эффективности.
В этой статье разберёмся, что такое Scope Management и какими инструментами можно воспользоваться, чтобы обезопасить свой проект от неожиданного разрастания объема.
Что такое Scope Management
Project charter – самый главный опорный документ
Work Breakdown Structure (WBS) – полный перечень всех работ
Scope statement – чёткая формулировка объёма проекта
Scope baseline – контрольная точка для объёма работ
Change management – как бороться с «ползучим охватом»
Scope management в итеративных проектах
Что такое Scope Management
Согласно определению Ассоциации управления проектами (APM), “Управление областью проекта (Scope Management) – это процесс, посредством которого идентифицируются, определяются и контролируются результаты, исходы и выгоды проекта”.
Как уже было сказано выше, далеко не все проектные менеджеры могут точно определить планируемый объем работ. Даже в своде знаний проектного менеджера (PMBOK) говорится что scope прогрессивно уточняется в течение жизненного цикла проекта. И дело не только в понятном желании клиента (заказчика, руководителя) получить больше работы за оплаченный объем, и в не менее понятном желании исполнителя увеличить свою прибыль (сократить рабочие часы). Нередко меняются внешние условия, требования к продукту, существует и давление от конкурентов, а также «позолота» (gold plating — желание проектного менеджера улучшить продукт или проект, чтобы произвести впечатление).
“Таким образом, руководитель проекта зачастую должен принимать множество решений в условиях неполной информации”, — пишет эксперт в области проектного менеджмента Фрэнсис Мэрион Вебстер.
Ключевые задачи Scope Management:
- Определить, какие работы входят в проект, а какие нет.
- Разбить проект на управляемые части.
- Контролировать изменения, чтобы избежать “ползучего охвата” (Scope Creep).
Документы проекта: жёсткие рамки или гибкий инструмент?
Управление границами проекта невозможно без ключевых документов: хартии, WBS, Scope Statement и Scope Baseline. Однако стоит помнить, что это не высеченные в камне инструкции, а рабочие инструменты.
Они создаются как опорные документы – чтобы зафиксировать исходные договорённости, задать границы работ и определить, по каким принципам будут приниматься изменения. Но по мере развития проекта они могут дополняться и уточняться, насколько это необходимо для контроля объёма работ, а не его разрастания.
“Участники проекта становятся умнее по мере продвижения проекта и принятия решений. Даже в начале проекта, когда выполнена минимальная работа, у участников проекта все еще есть значительный источник информации, который может послужить основой для создания WBS — устав проекта”, — делится эксперт в сфере Scope management Пол Барек.
В свою очередь:
- Хартия (устав) проекта задаёт направление, но её уточняют, если появляются критически важные изменения.
- WBS помогает структурировать работу, но может детализироваться, когда появляются новые технические детали.
- Scope Statement фиксирует границы проекта, но они могут корректироваться, если это согласовано через Change Management.
- Scope Baseline служит точкой отсчёта для оценки изменений, но не запрещает адаптацию, если это обосновано.
Главное правило: документы меняются, если это служит проекту, а не хаосу. В противном случае любое изменение превращается в неконтролируемый Scope Creep.
Project Charter – самый главный опорный документ
Прежде чем разбивать проект на конкретные задачи, важно зафиксировать его ключевые параметры. Здесь помогает хартия проекта (Project Charter) – документ, который определяет:
- Основные цели и результаты проекта.
- Границы работ (что входит в проект, а что – нет).
- Основные заинтересованные стороны.
- Ограничения по срокам, бюджету и ресурсам.
Хартия создаёт базу для всех дальнейших процессов, включая декомпозицию работ. Она защищает проект от неоправданного расширения объёма (Scope Creep), потому что любые изменения должны сверяться с изначально зафиксированными параметрами.
Work Breakdown Structure (WBS) – полный перечень всех работ
Чтобы управлять объёмом работ, его сначала нужно чётко определить. Здесь помогает Work Breakdown Structure (WBS) – иерархическая структура задач, которая позволяет определить, что именно входит в проект, а что – нет.
Слон и его кусочки: с чего начинаются все проекты
Например, при строительстве дома в WBS будет:
- Фундамент
- Стены
- Крыша
- Внутренние работы
Без такой структуры сложно понять, какие работы необходимы, а какие — избыточны.
Scope Statement – чёткая формулировка объёма проекта
После WBS и хартии важно документально зафиксировать границы проекта. Scope Statement – это документ, который описывает:
- Цели и задачи проекта – что должно быть достигнуто в рамках данного проекта.
- Объём работ – какие действия включены в проект и какие выходят за его рамки.
- Ограничения – бюджет, ресурсы, сроки, технологии.
- Допущения – условия, которые принимаются за основу, но могут измениться в будущем.
Этот документ помогает всей команде понимать границы проекта, предотвращает разночтения и служит точкой отсчёта для контроля изменений.
Пример: если компания разрабатывает мобильное приложение, в Scope Statement можно прописать, что в рамках проекта создаётся только iOS-версия. Это позволит избежать ситуации, когда в середине разработки внезапно добавляют задачу создать версию для Android без пересмотра сроков и бюджета.
Scope baseline – контрольная точка для объёма работ
Чтобы управление объёмом проекта было эффективным, нужно не только определить его границы, но и зафиксировать их в Scope Baseline – контрольной точке, которая включает:
- Scope Statement – зафиксированные цели, границы и задачи.
- WBS – структура проекта, разбитая на управляемые части.
- WBS Dictionary – описание каждой задачи из WBS с указанием ответственных, сроков и критериев завершения.
Основное отличие Scope Baseline от Scope Statement — это одобрение стейкхолдеров. Документ играет ключевую роль в управлении изменениями: любые дополнения или правки должны сравниваться с базовым планом, чтобы оценить их влияние на проект.
Пример: если в ходе строительства дома заказчик решает добавить мансарду, проектный менеджер сверяет это изменение с Scope Baseline. Если изначально мансарда не была предусмотрена, значит, потребуется официальный пересмотр бюджета, сроков и ресурсов.
Change management – как бороться с «ползучим охватом»
Scope Creep – это враг любого проекта. Например, клиент изначально заказывал сайт-визитку, но в процессе работы захотел личный кабинет пользователей, интеграцию с CRM и мобильное приложение. Без Change Management бюджет проекта рухнет.
Проектные менеджеры не должны страдать: как управлять изменениями
Change Management помогает контролировать изменения:
- Фиксируются все запросы на изменение.
- Оцениваются их влияние на сроки, бюджет и ресурсы.
- Принимается решение: включать ли изменения в проект или отложить их.
Scope Management в итеративных проектах
В проектах с итеративным жизненным циклом важно не только определить границы работ, но и зафиксировать исходные предположения. Разница в том, что в таких проектах основные («must-have») требования определяются в виде пользовательских историй, а затем превращаются в целевой объём работ, который команда должна выполнить в течение фиксированного времени и с определёнными ресурсами.
Да сколько можно все переделывать: что такое итеративная разработка
Представьте, что вы пишете книгу, но не по главам, а постепенно улучшая текст. Сначала набросали черновик, потом добавили диалоги, затем уточнили детали. В каждый момент времени у вас есть определённый объём работы, который можно завершить за один цикл. Это позволяет проекту оставаться гибким: если после первой версии книги стало ясно, что нужно больше персонажей, их можно добавить в следующей итерации без кардинального переписывания всего текста.
В управлении проектами это означает, что:
- Чётко определяются все входящие в проект работы от начала до конца (что точно должно быть сделано).
- Работы разбиваются на итерации с возможностью доработок в следующих циклах.
- Ограничения по времени и ресурсам не позволяют бесконечно расширять задачи.
Таким образом, Scope Management в итеративных проектах помогает сохранять фокус, избегать хаоса и при этом оставаться гибкими для изменений. В следующей статье мы расскажем о практическом плане действий по планированию объема работ.
