Решение о том, вставать с дивана или нет, может казаться сложным, но каждому из нас когда-то приходилось его принимать. И если всё-таки вставать, то зачем? Чтобы поехать на работу. А как? На машине? А может, лучше остаться и поработать удалённо?
Нам нужно понять:
- что мы хотим (зарабатывать, расти, делать полезное),
- какие есть варианты (ехать, не ехать, сменить работу),
- и что из этого нам даст наилучший результат.
А теперь представьте, что вы — не человек на диване, а организация, и перед вами — десятки идей, возможностей и проблем. Нужно ли запускать новый проект? Или лучше улучшить текущий процесс? Или вообще — ничего не трогать? В этой статье мы расскажем про бизнес-кейс — мотивацию “встать с дивана” на уровне целых организаций.
Что такое бизнес-кейс
Что входит в бизнес-кейс
Какие бизнес-кейсы существуют
Что такое бизнес-кейс
Согласно Своду знаний проектного менеджмента (PMBOK) бизнес-кейс является “задокументированным экономическим обоснованием” и используется для принятия решений о том, нужны ли вообще проекты и работа проектного менеджера. Документ описывает цели, необходимые инвестиции, а также финансовые и качественные критерии успеха.
Для проектной команды бизнес-кейс становится “путеводной звездой”. А проектный менеджер, как подчеркивает эксперт в области менеджмента Джей М. Сигелауб, должен не просто технически выполнить задачи проекта, а доставить ожидаемую ценность.
“Создание бизнес-кейса переводит обсуждение с вопроса “Что мы хотим построить?” на вопрос “Почему мы хотим это построить?”. После завершения проекта — после того, как результаты были применены и начали использоваться — бизнес-кейс становится мерой оценки того, насколько хорошо организация справилась с планированием и реализацией”, — подчеркивает он.
Обычно бизнес-кейс создается спонсором проекта — это лицо, с достаточными полномочиями в организации для предоставления необходимых проекту ресурсов. Им может быть руководитель или продакт-менеджер в случае с IT проектами. Обоснованием являются потребности бизнеса, и вся эта исследовательская работа происходит до инициации самого проекта. А уже на основании бизнес-кейса создается хартия проекта документ, который определяет основные цели и результаты, границы работ (что входит в проект, а что – нет), основные заинтересованные стороны и ограничения по срокам, бюджету и ресурсам.
Как защитить свой проект от Scope creep: полезные инструменты
Что входит в бизнес-кейс
Проекты обычно появляются в результате одного или нескольких из следующих стратегических соображений: рыночный спрос, стратегическая возможность/потребность бизнеса, социальная потребность, экологические соображения, запрос клиента, технологический прогресс, правовые или нормативные требования, а также существующая или прогнозируемая проблема.
В сфере IT основой для “рождения” проектов нередко становятся гипотезы о новых продуктах и функциях для пользователей. Продакт-менеджеры изучают рынок и проводят необходимые эксперименты, чтобы доказать необходимость инвестиций. При положительных результатах (достаточно выросли необходимые показатели) одобряются инвестиции в разработку.
А давайте без давайте: почему нужно “уметь в продуктовые гипотезы”
Так эксперт в сфере продакт-менеджмента Марти Кейган рекомендует продуктовым командам ответить на четыре ключевых вопроса:
- Является ли идея ценной для клиента? (Решат ли клиенты купить и использовать ваш продукт?)
- Она применима? (Может ли покупатель на самом деле понять, как ее использовать?)
- Осуществима ли она? (Могут ли инженерные/продуктовые команды ее реализовать?)
- Является ли она стратегической? (Поддержат ли ее все заинтересованные стороны и будет ли она способствовать достижению наших бизнес-целей?)
Положительные ответы могут стать основной для бизнес-кейса. Кроме того, этот документ содержит необходимый контекст (что окружает проект), список заинтересованных сторон, Cost-Benefit анализ (CBA — анализ экономической эффективности проекта) определение объема проекта (верхнеуровневое — подробнее объем определяется в процессе управления объемом), рисков, показателей успеха, предположения (например, что инфляция не превысит определенный показатель) и рекомендации (нужен ли проект?).
Бизнес-кейс используется на различных этапах жизненного цикла проекта:
- Инициация: Для обоснования необходимости проекта и получения одобрения на его запуск.
- Планирование: В качестве основы для разработки плана управления проектом.
- Исполнение и контроль: Для оценки соответствия текущего состояния проекта ожидаемым выгодам и при необходимости корректировки курса.
Какие бизнес-кейсы существуют
Единого шаблона для создания бизнес-кейсов не существует. Но многие организации и государства предлагают свои рекомендации. Так шаблон бизнес-кейса, разработанный по методологии Five Case Model, используется для обоснования значимых проектов в госсекторе Великобритании. Он включает пять ключевых блоков: стратегическое обоснование (почему проект нужен), экономическую целесообразность (выгоды против затрат), коммерческую реализацию (как закупим и реализуем), финансовую устойчивость (есть ли деньги) и управляемость проекта (кто отвечает за результат и как им управлять).
Этот шаблон подробно охватывает всё, что может потребоваться для принятия обоснованного и прозрачного решения. Например, здесь указываются не только цели проекта и предполагаемые выгоды, но и риски, альтернативы, юридические нюансы контрактов и даже структура команды, которая будет отвечать за реализацию. Всё это позволяет государству или крупной организации быть уверенной, что средства будут потрачены эффективно.
Модель особенно полезна при:
- крупных закупках (например, IT-система для всей страны),
- строительстве (дороги, школы, больницы),
- стратегических изменениях (оптимизация, слияния, реформа сервиса).
Но она применима и для менее капиталоемких проектов — главное, чтобы последствия были серьёзными для организации. А если инициатива небольшая, не требует значительных инвестиций и реализуется внутри организации, то бизнес-кейс может умещаться в пару абзацев — главное, чтобы он отвечал на вопрос “зачем мы это делаем и что получим взамен”.
Например:
Инициатива: Внедрение чат-бота поддержки на сайте университета.
Обоснование: На горячую линию университета поступает более 500 повторяющихся звонков в день по типовым вопросам (как оплатить обучение, как восстановить доступ к порталу и т.д.). Обработка этих запросов занимает до 40% времени сотрудников call-центра. Чат-бот сможет автоматизировать 70–80% таких обращений, что позволит снизить нагрузку на персонал и повысить скорость ответа.
Ресурсы и выгоды: Ожидается, что стоимость внедрения чат-бота составит около 1,2 млн тенге, включая разработку и поддержку в первый год. Экономия рабочего времени эквивалентна 0,5 ставки оператора (600 тыс. тенге в год), а главное — улучшится пользовательский опыт и уменьшится количество жалоб. Проект соответствует стратегии цифровизации университета и может быть масштабирован на другие внутренние сервисы.
Такой формат помогает быстро объяснить руководству, почему идея полезна и разумна, даже если она пока “неформализована”. Главное — говорить на языке ценности: для клиентов, команды и организации в целом.
