На первый взгляд, проектный менеджмент относится только к крупным проектам сферы IT или строительства и производства. Но давайте еще раз вспомним определение слова “проект” — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. В определенном смысле свадьба является проектом, который направлен на получение самого важного в вашей жизни на тот момент результата — счастливого начала семейной жизни.
А раз у нас такие высокие ставки, то почему-бы не изучить вопрос и посмотреть, как элементы проектного менеджмента могут помочь всем нам в повседневной жизни. В этой статье мы рассмотрим полезный инструментарий и поделимся лайфхаками. Итак, добро пожаловать в наш очередной мыслительный эксперимент. А если у вас мало времени для чтения, то можете сразу кликнуть на бонус: небольшой чеклист для успешной подготовки к свадьбе.
Свадьба по методологии Agile
Инициация проекта
Жизненный цикл проекта
Лайфхаки для организации свадьбы от проектного менеджера
Бонус: небольшой чеклист для успешной подготовки к свадьбе
Свадьба по методологии Agile
Представьте, вы настолько любите проектный менеджмент, что решили внедрить его во все фазы своей жизни. Для сначала определим скоуп нашего материала. Мы не будем пытаться охватить все возможные варианты проведения свадьбы, но расскажем о том, как использовать элементы проектного менеджмента, чтобы сделать планирование удобнее для всех участников.
Итак, давайте посмотрим на свадьбу с призмы проектного менеджмента. На первый взгляд, все планирование выглядит как Waterfall — у нас есть все ключевые майлстоуны (вехи), начиная с предложения руки и сердца и заканчивая днем свадьбы, которые идут по порядку. Однако опытный проектный менеджер знает, что планы могут меняться постоянно. Поэтому лучше проявить гибкость и применить Agile. Для начала ПМ должен составить карту стейкхолдеров. Это все зантересованные лица, которые могут как-то повлиять на проект.
Перед вашими глазами весьма упрощенный вариант. На самом деле карта стейкхолдеров вполне может выглядеть и так.
Как видите, достаточно сложно учесть всех стейкхолдеров хоть и на таком небольшом проекте. А ведь даже стилист может сильно повлиять на свадьбу не выйдя на работу, в момент когда невесте нужно сделать прическу перед поездкой на торжественную регистрацию. Поэтому, повторимся, в данном случае лучше применять гибкие методологии, разбив планирование на спринты.
Инициация проекта
Итак, предложение сделано, до свадьбы от 3 до 6 месяцев. Самое время определить скоуп всех планируемых работ. Если вы затрудняетесь со списком или боитесь что-то забыть, то можете изучить вот этот чеклист. Но, все таки, важно понимать, что лучше всего с проектом справится организованная команда. А команде нужен план, чтобы каждый из участников понимал, чем ему заниматься. В связи с чем, лучше составить дорожную карту проекта, визуализация облегчит планирование и поможет не сбиться с пути в суматохе.
Еще немного о стейкхолдерах. Свадьба предусматривает, что свои судьбы соединяют две совершенно разные семьи, нередко их участники могут быть незнакомы друг с другом. А в проектном менеджменте существует такой полезный инструмент, как устав проекта. Он предусматривает в числе прочего установку общих для всех участников цели и критериев успеха.
Формальный устав писать не обязательно, но будет лучше, если все стейкхолдеры договорятся об общей цели, например, поделиться радостью и информировать общественность о появлении новой семьи. А в качестве критериев успеха можно указать установление дружбы семьи и хорошие отзывы гостей.
Без установки общих целей можно попытаться обойтись. Но тогда один партнер вероятно захочет провести пышную свадьбу, что больше соответствует цели “информировать как можно больше людей о новой семье”. А второй решит, что лучше организовать мероприятие для небольшого круга людей с целью “чтобы гости хорошо провели время и порадовались за молодых”. Такой проект может быть обречен на неудачу из-за заложенного уже на стадии инициации конфликта.
Жизненный цикл проекта
Свадьба как и любой проект имеет свой жизненный цикл; фазы инициации, планирования, выполнения и завершения. Во время инициации мы убираем всю неопределенность и отвечаем на вопросы кто будет делать, как, зачем, что мы получим, как придем к результату, какие метрики успеха мы будем использовать. Фаза планирования предусматривает, что мы приведем всю собранную информацию в структурированный вид. Получив добро от всех стейкхолдеров, мы приступаем к фазе выполнения. Фазу завершения, как и другие фазы, пропускать тоже нельзя. В случае свадьбы это будут финальные расчеты с подрядчиками, развоз и прощание с гостями и закрытие прочих вопросов.
А вот что будет если какую-то из фаз проекта пропустить:
- Пропуск фазы инициации:
- Неопределенность и хаос: Выше мы уже написали, что любой не решенный вопрос на стадии инициации может перерасти в большую проблему уже на стадии выполнения.
- Пропуск фазы планирования:
- Неорганизованность: Нужно хотя бы договориться о логистике в день свадьбы и подстраховаться — иметь запасные варианты стилиста, ресторана, план Б на случай если что-то пойдет не так. Без четко составленного бюджета гарантированны незапланированные расходы и проблемы с подрядчиками.
- Пропуск фазы выполнения:
- Проблемы в реализации: Казалось бы, эту фазу обычно не пропускают. Но в проектном менеджменте подразумевается не только выполнение действий из плана, но и контроль. Без должного контроля может возникнуть множество проблем, даже если у вас имеется хороший план действий.
- Пропуск фазы завершения:
- Незакрытые вопросы: Наверное, не нужно объяснять, что неоплаченные счета или оставшиеся без развозки гости это пятно на репутации и молодоженов и их семей.
Лайфхаки для организации свадьбы от проектного менеджера
Итак, как можно с помощью инструментов проектного менеджмента уменьшить стресс от планирования свадьбы. Мы уже рассказали про важность взаимодействия со стейкхолдерами — всеми лицами, прямо и косвенно влияющими на успех вашего мероприятия. Это снизит значительное количество рисков в будущем.
Еще одним полезным инструментом будет WBS — work breakdown structure — структура разбивки работы. Если упростить его определение, то это способ визуализировать поэтапно все имеющиеся в проекте работы, пока мы не доберемся до “элементов” — работ, которые могут выполняться одним человеком или организацией. Мы разделяем все работы на несколько уровней — каждый из них охватывает 100 процентов всех работ проекта.
| Оформление и декор | Развлекательная программа | Видео и фото | Еда и напитки | Гости |
| ———————- | ———————————— | —————— | ——————— | ———— |
| Заказать тюльпаны на день свадьбы | Репетиция танцев | Собрать референсы для видео и фото | Закуп помидоров черри | Выбрать отель для гостей |
Как вы видите, на верхнем уровне у нас крупные задачи, а на самом нижнем — действия, которые может выполнить один человек. При составлении WBS нужно придерживаться правила 100 процентов — каждый уровень должен охватывать 100 процентов всех работ. Это позволит нам избежать конфузов вроде оставшихся без отеля иногородних гостей в день свадьбы.
Конечно, можно не составлять сложные диаграммы, но даже без них всегда лучше декомпозировать все работы и хотя бы записать основные планируемые действия в блокнот или внести их в таблицу Excel.
Бюджет свадьбы определяется в зависимости от финансов семьи, но существуют и средние цифры. Tengrinews.kz посчитал минимальный и средний бюджеты, на них можно опираться при своем планировании.
Стоит учитывать тот момент, что праздник проводят как минимум для 100 гостей. Минимальная сумма на проведение такой свадьбы начинается от 3 000 000 — 3 500 000 тенге. В среднем же казахстанцы тратят на организацию тоя от 6 000 000 до 10 000 000 тенге — и это без учета трат на подарки, приданое и приглашение звезд уровня Кайрата Нуртаса.
Безусловно, свадьбы можно планировать на любой вкус и бюджет. Планы можно формализировать — составив поэтапный — или упрощать. Также организацию свадьбы можно доверить свадебным организаторам, либо сделать все самостоятельно. А здесь вы можете почитать, как организовать свадьбу с минимальными расходами. Самое главное, чтобы результатом свадьбы стало создание счастливой семьи.
Бонус: небольшой чеклист для успешной подготовки к свадьбе
Иконки созданы с использованием Flaticon
Таким образом, применение принципов проектного менеджмента в организации свадьбы поможет сделать этот процесс более упорядоченным и эффективным, а также уменьшит общий уровень стресса у всех участников.
