В серии наших статей, посвященных празднику Наурыз, мы продолжаем делиться фантастической историей выпускника DAR University, который попал в казахский аул времен войны с джунгарами. Он обучился по профессии Project manager, уверен в своих знаниях и не боится никаких вызовов. Аксакал поручил ему используя первую, бурно растущую зелень и обилие влаги, пройти с кыстау до көктеу расстояние в 100 километров с отарой из 600 овец в течение 2 недель с 1 по 14 марта. Специалист готов выполнить поручение, используя полученные во время обучения навыки.

Пять фаз проектного менеджмента

Самое главное в любом проекте — это люди. Аксакал знакомит вас со спонсором проекта — своей байбише. В проектном менеджменте спонсор это (куратор) проекта. Он, как правило, является руководителем высшего звена организации,  реализующей проект, курирует проект со стороны организации (владельца проекта), обеспечивает общий контроль и поддержку проекта (финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы).

Байбише выросла в доверенном вам ауле и сейчас возьмет на себя роль основного источника информации, собранной на протяжении поколений. То есть, байбише обладает доменной экспертизой — особыми знаниями об индустрии. За ней будет утверждение ключевых бизнес-решений, бюджета, обеспечения доступности ресурсов. Также она поможет вам защитить ваш проект.

Вы первым делом берете ноутбук (у вас с собой солнечный аккумулятор) и рисуете матрицу Эйзенхауера. Ее создают в целях тайм-менеджмента, чтобы быстро определить самые важные дела.

Сейчас мы находимся в первой из пяти стадий проекта — инициации. От нас потребуется создать “Документ об инициации проекта”, в котором будет оговорены цели, объем проекта, его организация, ограничения, риски, стейкхолдеры, формат отчетности и критерии по закрытию и оцениванию проекта.

Планирование проекта

Роль бизнес-аналитика для сбора требований заказчика в проекте вам придется взять на себя. На первых этапах определим основных стейкхолдеров. Эти лица являются не только вовлеченными в проект сторонами, но и всеми теми, кто может помочь или помешать проекту. Анализ заинтересованных сторон помогает выявить тех, на кого следует сделать ставку в достижении успеха, кто может помешать работе, как на это можно повлиять и кто способен помочь в случае появления тех или иных препятствий.

В вашем случае внутренними стейкхолдерами будут аксакал как заказчик, байбише как ваш спонсор, жители аула, как хозяева перегоняемого скота и имущества, рубасы — глава рода, в его ведении находились маршруты кочевок, он решал кому можно пользоваться обустроенными колодцами и водопоями. А еще есть группа внешних стейкхолдеров. Туда мы обязательно включим барымтачей, готовых украсть наш скот, джунгарских захватчиков, и соседние роды.

Вас может удивить, что соседние роды в данном анализе попали в группу «сильное влияние», а барымтачи и джунгары — в «слабое». Дело в том, что угроза нападения джунгар и барымтачей более предсказуема. Совсем недавно Абулхаир хан разбил отряды джунгаров в Анракайской битве. В местности до сих пор дежурят отряды Райымбек батыра, которые отлавливают разбойников.

В то же время, серьезной угрозой может стать нарушение соседним родом маршрута кочевок. Представьте, что произойдет, если на пути вашего аула в течение недели будут загрязненные ручьи и вытоптанная трава.

Аксакал должен будет тесно сотрудничать с лидерами других общин, чтобы определить оптимальные маршруты кочевок, минимизируя риск столкновений. В общем, эффективные коммуникации — действенный инструмент во все времена.

В предыдущей статье мы уже писали, что вам определили скоуп проекта, доверив лишь отару овец, без лошадей и верблюдов. Как пишет в своей монографии “Кочевая цивилизация казахов” Нурболат Масанов, мелкий рогатый скот был основой кочевого хозяйства казахов, он отличался наивысшей продуктивностью и наибольшей приспособленностью к условиям среды обитания. Немаловажно, что овцы были невосприимчивы к засоленности воды, а зимой и ранней весной могли обходиться снегом. 

Тем не менее, работы достаточно много. Мы уже провели интервью со всеми внутренними стейкхолдерами, теперь надо сделать SWOT-анализ для оценки сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.

Как подчеркивает антрополог Алима Бисенова, к периоду ягнения должны быть созданы условия. На көктеу будет необходимо возвести кошары и подготовить другую необходимую инфраструктуру. SWOT-анализ помог нам заранее выявить этот внутренний риск проекта и внести необходимые изменения: мы запросили двух дополнительных работников у аксакала. Они помогут во время перекочевки, а во время сдачи проекта другому проектному менеджеру у него будут необходимые человеческие ресурсы.

На всякий случай применим еще и метод SMART. Мы, конечно, еще Junior, но уже и на этом этапе необходимо правильно оценивать поставленные перед вами задачи и задачи, которые вы будете ставить сами перед другими участниками проектной команды. SMART это аббревиатура, состоящая из пяти английских слов. Они обозначают критерии достижения цели:

• Specific — конкретная;
• Measurable — измеримая;
• Achievable — достижимая;
• Relevant — значимая;
• Time bound — ограниченная во времени.

Итак, к анализу.

Задача: используя первую, бурно растущую зелень и обилие влаги, пройти с кыстау до көктеу расстояние в 100 километров с отарой из 600 овец в течение 2 недель с 1 по 14 марта, сохранив скот в товарном состоянии. 

• Specific — конкретная. Что делать? Подразумевается один конкретный результат — прибытие стада 14 марта на көктеу
• Measurable — измеримая. Если в походе погибнет овца или не будет обеспечено товарное состояние скота, задача не будет считаться выполненной.
• Achievable — достижимая. Сроки являются реалистичными и опираются на предыдущий опыт переходов.
• Relevant — значимая. Цель соответствует глобальной миссии аула — обеспечивать скот товарного качества для внутреннего и внешнего потребления.
• Time bound — ограниченная во времени. Сроки указаны с 1 по 14 марта.

Итак, мы согласовали задачу с заказчиком и готовы составлять план действий. Продолжение следует: в следующем материале цикла вы узнаете как составлять Work breakdown structure и диаграмму Ганта.

Как быстро изучить проектный менеджмент?

Управление людьми и процессами требует знаний и навыков из разных областей, поэтому в проектный менеджмент нередко переходят из других сфер. В эту сферу переходят специалисты из разработки, аналитики, маркетинга, продаж, предпринимательства, дизайна и других направлений. 

Вход в профессию сегодня также облегчают образовательные ресурсы. Например, в DAR University доступна гибридная учебная программа по профессии Project manager, рассчитанная за 2 месяца.  Ее вместе с DAR U запустил Аскар Айтуов.

За 15 лет работы в IT эксперт накопил богатый опыт в создании и управлении цифровых продуктов. В разные годы Аскар Айтуов участвовал в разработке EdTech-системы в Казахстане и запуске программы Google for Startups в Центральной Азии. Также он внедрял IT-проекты в KPMG и Huawei, получил награду за лучший стартап-проект ЕАЭК (2018) и не только.

Автор: Алишер Ахметов