Ошибки в софте, срыв сроков, выход за рамки бюджета нередко могут поставить под угрозу выполнение проектов. При этом применение практик проектного менеджмента позволяет существенно повысить успешность инициатив и в десятки раз сократить перерасход ресурсов.

В свою очередь, отсутствие системного подхода ведет к тому, что до 70 процентов проектов не достигают своих целей. Каждый проектный менеджер сталкивается с ситуацией, когда процесс вроде бы настроен идеально, но по факту — результаты не устраивают команду, а ошибки повторяются снова и снова.

В этой статье мы расскажем о наиболее популярных методологиях, которые позволят повысить качество выполнения проектов.

Цикл PDCA

Пять почему

Как применить “Пять почему” на практике

Six Sigma

Цикл PDCA

PDCA (Plan-Do-Check-Act) — это циклический метод управления, который помогает команде последовательно и непрерывно улучшать процессы и продукты. Метод состоит из четырех этапов:

• Plan (Планируй): постановка цели и разработка плана действий.
• Do (Сделай) — реализация разработанного плана на практике.
• Check (Проверка) — анализ результатов, проверка на соответствие целям.
• Act (Действуй) — принятие решений о необходимых изменениях и запуск следующего цикла.

Что должен знать Junior Project Manager. Часть 1: стратегические аспекты

У методики множество отцов, так ее создание приписывают Уолтеру Шухарту в 1930-х годах. Однако популярность метод получил благодаря Эдварду Демингу, который внедрил его в японское производство после Второй мировой войны. Интересно, что сам Деминг, часто ассоциируемый с PDCA, использовал термин PDSA (Plan-Do-Study-Act), подчеркивая важность анализа, а не просто проверки результатов.

Представим, что команда разрабатывает мобильное приложение. Сначала (Plan) они ставят цель — улучшить пользовательский интерфейс, чтобы повысить удовлетворённость пользователей на 15%. Затем (Do) проводят изменения в интерфейсе и выпускают обновление. После этого (Check) они собирают обратную связь и анализируют, улучшилось ли восприятие пользователей. В результате выясняется, что удовлетворённость выросла лишь на 10%. На последнем этапе (Act) команда решает внести дополнительные изменения и запускает следующий цикл PDCA для достижения цели.

На индивидуальном уровне можно применять этот метод для личного повышения продуктивности. Plan: Человек ставит цель снизить прокрастинацию и работать над задачами минимум 2 часа без отвлечений. Do: Пробует метод Pomodoro (25/5), блокирует соцсети. Check: Анализирует, сколько времени реально работал продуктивно. Видит, что отвлекался после 40 минут. Act: Корректирует подход — увеличивает сессии до 40/10 и пробует другие техники фокусировки.

Пять почему

Техника “Пять почему” тоже имеет корни в Японии. Ее до сих пор применят в компании Toyota. Иначе она называется Root cause analysis — Анализ первопричин. Суть достаточно проста — надо задавать вопрос “Почему?” как минимум пять раз, пока не будет выявлена фундаментальная причина проблемы.

Так Agile-коуч Сэнди Мамоли столкнулась с проблемой, что ее команда разработчиков дает завышенные обещания и не может выполнить их в срок. Анализ с помощью метода “5 Почему” показал, что к этому приводило слишком большое количество почти завершенных, но не доработанных задач — команда была уверена, что может их завершить в срок. Основной причиной оказалось то, что команда работала по принципу мини-водопада – большинство историй завершалось ближе к концу спринта, что мешало своевременной обратной связи и корректировке работы.

Дальнейший анализ выявил, что команда не выполняла задачи параллельно. Разработчики фронтенда ждали бекенд, тестирование откладывалось, и, вместо совместного завершения одной задачи, каждый начинал новую. В итоге было найдено корневое препятствие: недостаток автоматизации тестирования, и не применение различных методов для паралелльной разработки, что не позволяло развивать фронтенд и бекенд одновременно. Команда провела голосование и пришла к выводу, что главная проблема — отсутствие правильного отношения к процессу.

Для решения проблемы было решено: просить и принимать помощь, автоматизировать тестирование, использовать метод (Test driven development — TDD — разработки через тестирование) для параллельной работы, а также активнее информировать друг друга о статусе задач (проговаривать об окончании задачи вслух, не ожидая, что коллеги будут сами отслеживать прогресс в программе). Это позволило устранить зависимость между этапами разработки и повысить эффективность спринтов.

Как применить “Пять почему” на практике

Шаг 1: Определите проблему
Прежде чем приступить к анализу “Пять почему”, важно чётко сформулировать проблему. Этот этап задаёт направление всему процессу и гарантирует, что внимание будет сосредоточено на решении действительно важной задачи. Для этого необходимо собрать релевантные данные, проанализировать закономерности и обсудить ситуацию с командой или заинтересованными сторонами, чтобы получить полное представление о проблеме.

Проектные менеджеры не должны страдать: как управлять изменениями
Шаг 2: Задавайте “Почему” пять раз
Когда проблема определена, начинается процесс выявления её истинных причин. Нужно поочерёдно задавать вопрос “почему” не менее пяти раз, но столько, сколько потребуется, чтобы глубже проникнуть в суть проблемы. Каждый новый “почему” раскрывает дополнительные факторы, влияющие на ситуацию. Такой итеративный подход помогает выявить не только одну, но и несколько взаимосвязанных причин.

Да сколько можно все переделывать: что такое итеративная разработка

Six Sigma

Six Sigma — это методология управления качеством, направленная на снижение вариативности процессов и минимизацию дефектов. Она основана на статистическом анализе и предполагает достижение уровня качества, при котором на миллион операций приходится не более 3,4 дефектов. Six Sigma помогает выявлять слабые места процессов, устранять неоптимальные шаги и повышать эффективность работы команды.

Основные этапы методологии — DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control):

1. Define (Определение) — выявление проблемы и целей проекта.
2. Measure (Измерение) — сбор данных о текущем процессе.
3. Analyze (Анализ) — поиск корневых причин дефектов.
4. Improve (Улучшение) — разработка и внедрение изменений.
5. Control (Контроль) — мониторинг и поддержание достигнутых улучшений.

Черный пояс в IT: что нужно знать о Six sigma

Например, при разработке IT-продукта методология может помочь сократить количество ошибок в коде и улучшить стабильность системы. Команды используют статистические инструменты, такие как контрольные карты и диаграммы Парето, чтобы анализировать качество продукта на всех этапах разработки.

Как еще можно повысить качество проектов

Кроме PDCA, «Пяти почему» и Six Sigma, существуют и другие методологии, помогающие улучшить выполнение проектов:

• Kaizen — философия непрерывного улучшения, когда команда на постоянной основе ищет способы сделать процесс лучше.
• TQM (Total Quality Management) — системный подход к управлению качеством, при котором качество продукта контролируется на всех уровнях организации, а не только в финальном результате.
• CMMI (Capability Maturity Model Integration) — модель повышения зрелости процессов, помогающая компаниям улучшать управляемость проектов и снижать риски.
• DFSS (Design for Six Sigma) — методология, ориентированная на предотвращение ошибок на стадии проектирования продукта или процесса, а не их исправление в будущем.

В поиске возможностей: как превратить вашу команду в «продуктовую фабрику»

Использование этих подходов в проектном управлении позволяет не только избежать ошибок и перерасхода ресурсов, но и создать более стабильные процессы, которые будут давать предсказуемые результаты.