Мы продолжаем изучать Cost Benefit Analysis (CBA)  — анализ экономической выгоды проекта. Это популярный метод оценки выгод и затрат, который позволяет оценивать успешность будущего проекта и принимать решения на основе данных.

Мы узнали, что выгоды могут быть как материальными, так и нематериальными, а способы анализа будущего проекта могут быть самыми разными по объему и сложности  — будь то тренинг в небольшом офисе или запрет на трансжиры в продуктах в целой стране.

В этой статье мы расскажем о том, как адаптировать анализ под ситуацию в своем проекте и не “утонуть” в расчетах.

Как не утонуть в анализе: определяем объем и приоритеты

Кто поможет с анализом

Как проверить качество анализа

Упрощённый CBA-чеклист для проектов до 1 млн евро

Как не утонуть в анализе: определяем объем и приоритеты

Cost Benefit Analysis (CBA) — очень популярный метод анализа затрат и выгод, который используют проектные менеджеры. Это способ принятия решений на основе данных. На входе мы вводим множество информации, на выходе — получаем простое соотношение затрат и выгод, которые позволяет ответить на вопрос: Есть ли бизнес-смысл (Business Case) в нашем проекте?

Обычно подсчитывают:

• Прямые затраты: Созданные проектом, такие как рабочая сила, инвентарь, сырье и производственные расходы.
• Косвенные затраты: Связанные или частично связанные с проектом, такие как электричество, накладные расходы на управление, аренду и коммунальные услуги. Нематериальные затраты: Влияние, которое нельзя измерить напрямую, например, влияние на клиентов, сотрудников или сроки поставки.
• Альтернативные затраты: Потенциальная выгода, упущенная при выборе этой альтернативы вместо другой.
• Стоимость потенциальных рисков: Регуляторные риски, конкуренция и воздействие на окружающую среду.

Существует множество способов проводить CBA и даже государственные стандарты в США и Евросоюзе, которые предписывают целый круг процедур, когда речь идет о проектах, превышающих по сумме 50 миллионов евро. Безусловно, очень важно потратить время на исследования и провести tailoring (подшивание) — адаптировать существующие процедуры под свои цели и сроки. Уже на этом этапе начинается процедура управления объемом — инициаторы проекта определяют примерные границы проекта, чтобы избежать перерасхода и срыва сроков.

Как защитить свой проект от Scope creep: полезные инструменты

Мы уже рассказывали про минимальный объем CBA — просто фиксировать все выгоды и расходы в таблице из двух колонок. Но большая часть проектов по объему находится где-то между организацией тренинга для сотрудников и строительством автострады. 

Поэтому можно применить следующие инструменты.

• MoSCoW-приоритезация — разделите данные, которые обязательно нужны (Must have), просто нужны (should have), желательны (Could Have) и не нужны вовсе (will not have).
• Дедлайны — важно ограничить сроки, не распыляться и зафиксировать объем. Однозначных сроков нет, в зависимости от размера проведение анализа и создание Business Case может занимать от одного рабочего дня до 6-8 недель. По этой причине важно вовлечение стейкхолдеров для определения объемов работы.
• Stakeholder Map —  карта стейкхолдеров помогает понять, для кого вы делаете анализ и что именно считают выгодой разные участники (финансовый директор, ИТ, заказчик). Часто у них разные цели — и это влияет на то, какие данные включать.
• Исторические данные — Документы и данные по предыдущим проектам, включая файлы проектов, записи, переписку, закрытые контракты и закрытые проекты. Могут служить источником информации о предыдущих проведенных CBA.
• Например, исследование 138 инвестиционных проектов по строительству дорог в Англии показало, что подавляющее большинство из них (более 86 процентов) завершились с положительным показателем BCR (Benefit-to-Cost Ratio — соотношение выгод и затрат). При этом медианное значение BCR находилось в пределах 2,7–3, что говорит о значительной экономической целесообразности таких проектов.

Кто поможет с анализом

Проектный менеджер редко делает CBA в одиночку. Вот кого стоит подключить:

• Финансист или экономист — поможет оценить деньги, особенно с учетом дисконтирования, ставок, налогов.
  
• Стейкхолдеры — от них вы получите информацию о том, что считать выгодами, ведь они определяют успех проекта.
  
• Subject Matter Experts (SMEs) — эксперты в конкретной области (логистика, ИТ, здравоохранение), которые подскажут реалистичность допущений и дадут вводные для расчетов.
  
• Команда проекта — участники, которые помогут прикинуть трудозатраты, временные рамки и ресурсы.

Плюс: с раннего этапа важно понимать, кто будет принимать решение на основе вашего анализа — и что именно им нужно.

Как проверить качество анализа

Окончательную оценку качества CBA проектный менеджер сможет сделать по результатам выполненного проекта. На этом этапе будет собрано достаточно данных,чтобы понять, получена ли значительная часть планируемых выгод от реализации.

На первых этапах с оценкой качества анализа и его завершенности могут помочь стейкхолдеры и участники проектной команды. Существуют и официальные рекомендации. Так Еврокомиссия в докладе “Guide to Cost-Benefit Analysis of Investment. Projects Economic appraisal tool  for Cohesion Policy 2014-2020” предлагает проверять качество анализа по чеклисту из 84 вопросов по 8 областям. Чек-лист охватывает ключевые аспекты подготовки и анализа проекта: от постановки целей до анализа рисков. 

Упрощённый CBA-чеклист для проектов до 1 млн евро

Безусловно, при менее затратных проектах число вопросов можно сократить. Например, до 25 ключевых вопросов.

1. Цели проекта

Какие проблемы решает проект?

Есть ли чётко сформулированная цель?

Как будет измеряться достижение цели (метрики, KPI)?

2. Альтернативы и сценарии

Почему выбран именно этот вариант решения?

Рассматривались ли другие альтернативные подходы?

Что произойдёт, если проект не реализовывать (сценарий «ничего не делать»)?

3. Пользователи и заинтересованные стороны

Кто будет основным пользователем или выгодоприобретателем проекта?

Насколько значима проблема для конечного пользователя?

Кто участвует в реализации (команда, подрядчики, партнёры)?

4. Затраты

Какова полная стоимость проекта (разработка, внедрение, сопровождение)?

Подтверждены ли оценки (сметы, коммерческие предложения)?

Есть ли риски выхода за пределы бюджета?

5. Выгоды

Какие прямые выгоды предполагаются (доходы, экономия затрат)?

Есть ли нематериальные выгоды (например, повышение лояльности, ускорение процессов)?

Можно ли выразить выгоды в деньгах или обосновать их ценность иным способом?

6. Финансовая устойчивость

Будет ли проект приносить устойчивые доходы или требовать дотаций?

Как проект будет финансироваться при недостатке выручки?

Насколько реалистичны ожидания по возврату инвестиций?

7. Реализуемость проекта

Обладает ли команда нужной экспертизой и ресурсами?

Доступны ли необходимые технологии, подрядчики, инфраструктура?

Есть ли административные или юридические препятствия?

8. Воздействие на общество и среду

Есть ли потенциальные негативные эффекты? Как они будут устранены?

Приносит ли проект общественную или социальную ценность?

9. Риски

Какие риски существуют (финансовые, организационные, технические)?

Какие меры предусмотрены для снижения рисков?

Что будет, если проект не даст ожидаемого эффекта?

10. Итоговая оценка

Превышают ли выгоды затраты?

Насколько достоверны использованные данные?

Кто принимает решение и какие критерии являются решающими?

Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, имеет ли проект бизнес-смысл — и стоит ли в него инвестировать